表計算ファイルが重要な仕事を担っている
動いています。問題はまさにそこです。誰も置き換えないくらいには十分に動き、いまや事業が一つのファイルに依存しています。
お客様のビジョンは、表計算では追いつかなくなっています。
ぜひお聞かせください
日々の現場での見え方
ファイル名にバージョン番号が付いたファイルがあります。維持しているのは一人で、その人が不在だと全員が待ちます。どのコピーが最新か、誰も確信が持てません。あるとき数式が壊れ、気づくのに一日、見つけるのにもう一日かかりました。
そのシートは同時に、誰かが渡してくれる中で最も明確な仕様書でもあります。御社の業務が実際にどう動いているかを正確に記しているため、そのロジックに正しい住まいを与える作業は、速く、見通しの立つ仕事になります。
今いる場所から始めましょう
まだ何もない
表計算ファイルそのものが仕組みであり、その業務が存在する唯一の場所です。作業は、そこからロジックを読み取り、きちんと作り直すことです。シート自体が驚くほど良い仕様書です。事業が実際にどう回っているかを、そのまま書いているからです。
何かはあるが、十分ではない
すでに製品に移行したのに、表計算ファイルも一緒に付いてきた状態です。ここからは、足りない部分を作って自社のものにつなぐか、製品自体をきちんと合うものに置き換えるかです。どちらも見積もりを出しますので、すでに払っているライセンス費用と比べて判断できます。
うまく動いているが、さらに先へ進める
業務は本物の仕組みの中にあり、シートはなくなりました。残るのはたいてい集計・レポートの層、誰かが今も毎月組み立てている書き出し、あるいはまだ誰も手を付けていない二つ目の業務です。そしてそれにどれだけの価値があるかは、いまや明白です。
たいていの落としどころ
ここに書かれていることは、あらかじめ決まっているわけではありません。この課題が通常向かう方向を示したものです。どれが当てはまるかは、御社の業務が実際にどう動いているかを見て分かります。
同じ仕事を、本物の仕組みとして
いまシートがしていることをすべて作り直します。複数人が同時に使っても互いに上書きせず、ロジックが誰か一人の頭ではなく仕組みの側にある形にします。
ファイルには強制できなかった決まり
必須項目、許される値、誰が何を変更してよいか、そして必要な箇所での承認。表計算ファイルが平気で通してしまう間違いが、そもそも起こせなくなります。
履歴と責任の所在
すべての変更が、誰がいつ行ったかとともに記録されます。二つのコピーを見比べて何が動いたか探す作業はなくなります。
データはそのまま持っていけます
既存の行はそのまま移り、途中で整えられます。誰も空の画面から始めませんし、入力し直す必要もありません。
どれに当たるかをどう見極めるか
今どのように仕事が進んでいるかを見ます。工程の文書ではなく、実際の流れです。何が、誰によって、どのくらいの頻度で行われ、どこで滞っているか。まず対話し、次に実際に手を動かしている方々と時間を過ごします。答えはそこから出てきます。打ち合わせと調査はブルーノ自身が行うため、いただいた言葉をそのまま形にできます。
お返しするのは、構築する価値のあるものの一覧と、それぞれが何をもたらすかです。効果の大きいものが先に来るよう並べてあります。着手前に、条件とあわせて書面でご覧いただけます。
何が変わるか
業務が一人と一ファイルに依存しなくなります。複数人が同時に作業でき、数字は見解の問題ではなくなり、休暇が滞りの原因でなくなります。多くの場合、表計算ファイルは数週間そのまま残り、やがて誰も開かなくなります。
よくある質問
うちの表計算ファイルは本当に複雑です。
たいていはそうです。そしてその複雑さは、ほかのどこにも書き残されていない、積み上がった業務ルールであることがほとんどです。それをシートから読み取ることは作業の一部であり、しばしば最も価値のある部分です。
一部はExcelのまま使い続けられますか。
はい、むしろそうすべき場合が多いです。表計算は試算や単発の分析に非常に向いています。仕組みに入れるべきなのは、繰り返し発生する業務のほうです。
現場が表計算のほうを好んだら？
人は速いほうを選びます。だから置き換えるものは、現場の日々の作業でシートに勝つように作ります。勝った時点で、誰かに頼まれるまでもなくシートは使われなくなります。
どのくらいかかりますか。
多くの場合は数週間です。どれだけのロジックが埋まっているか、結果を何人が使う必要があるかによります。