A sua visão já ultrapassou as suas folhas de cálculo.
Conte-nos

Como isto se vê no dia a dia

Há um ficheiro com um número de versão no nome. Uma pessoa mantém-no e todos esperam quando ela não está. Ninguém sabe bem qual das cópias é a atual. Uma fórmula partiu-se uma vez e demorou um dia a dar por isso e outro a encontrá-la.

Essa folha é também a especificação mais clara que alguém nos poderia entregar. Descreve com precisão como o seu negócio funciona na realidade, o que torna dar a essa lógica uma casa a sério um trabalho rápido e bem compreendido.

Comece a partir de onde está

Ainda não há nada

A folha é o sistema e é o único sítio onde o processo existe. O trabalho é ler a lógica que lá está e reconstruí-la como deve ser. A própria folha é uma especificação surpreendentemente boa, porque descreve exatamente como o negócio funciona de facto.

Há alguma coisa, mas não chega

Já passou para um software e a folha veio consigo. Daqui pode construir a peça que falta e ligá-la ao que já tem, ou substituir o produto por algo que assente mesmo. Ambas são orçamentadas para as poder pesar contra as licenças que já paga.

Funciona bem, mas podia ir mais longe

O processo está num sistema a sério e as folhas desapareceram. O que costuma sobrar é a camada de relatórios, as exportações que alguém ainda monta todos os meses, ou o segundo processo a que ninguém chegou — e agora é óbvio quanto valeria.

Onde isto costuma acabar

Nada disto é decidido à partida. Estas são as direções que este problema costuma tomar. Qual delas se aplica ao seu caso resulta de olhar para o modo como o seu negócio funciona na prática.

O mesmo trabalho, como sistema a sério

Tudo o que a folha faz hoje, reconstruído para que várias pessoas possam usá-lo ao mesmo tempo sem se sobreporem, e para que a lógica esteja no sistema e não na cabeça de uma pessoa.

Regras que o ficheiro não conseguia impor

Campos obrigatórios, valores válidos, quem pode alterar o quê, e uma aprovação onde é precisa. Os erros que uma folha permite alegremente deixam simplesmente de ser possíveis.

Histórico e responsabilidade

Cada alteração registada com quem a fez e quando. Acabou comparar duas cópias para perceber o que mudou.

Os seus dados, transportados

As linhas existentes vão consigo, limpas pelo caminho. Ninguém começa diante de um ecrã vazio e nada tem de ser reintroduzido.

Como descobrimos qual delas é

Olhamos para a forma como o trabalho acontece hoje: a sequência real, não o documento do processo. O que é feito, por quem, com que frequência e onde fica à espera. Isso é uma conversa e depois algum tempo com quem faz o trabalho, e é daí que vem a resposta. A chamada e a auditoria são feitas pelo próprio Bruno, para que possamos transformar as suas palavras em realidade.

O que recebe é a lista do que vale a pena construir e o que cada peça devolve, ordenada para que a mais forte venha primeiro. Vê isso por escrito, com as condições, antes de começar seja o que for.

O que muda

O processo deixa de depender de uma pessoa e de um ficheiro. Várias pessoas podem trabalhar ao mesmo tempo, os números deixam de ser uma questão de opinião e umas férias deixam de ser um estrangulamento. Na maioria dos casos a folha ainda anda por ali umas semanas e depois, sem alarido, ninguém a abre.

FAQ

A nossa folha é mesmo complicada.

Quase todas são, e essa complexidade costuma ser lógica de negócio acumulada que ninguém escreveu em mais lado nenhum. Lê-la a partir da folha faz parte do trabalho e é, muitas vezes, a parte mais valiosa.

Podemos continuar a usar Excel para parte?

Sim, e muitas vezes devem. As folhas são excelentes para modelar e para análises pontuais. O que pertence a um sistema é o processo operacional recorrente.

E se a equipa preferir a folha?

Vão preferir o que for mais rápido, e é por isso que o substituto é feito para bater a folha nas tarefas diárias deles. Quando o faz, a folha é abandonada sem ninguém ter de pedir.

Quanto tempo demora?

Algumas semanas na maioria dos casos, consoante a lógica que lá está enterrada e quantas pessoas precisam de usar o resultado.

Que ficheiro doeria perder?

Diga-nos o que faz e quem o mantém. Uma hora costuma bastar para dimensionar o que envolveria substituí-lo.

Contacte-nos → O que resolvemos →

Uma folha de cálculo está a segurar algo importante